E-mail : 7 règles pour rester poli

1. Evitez le langage SMS et l’excès d’abréviations. Avec les collègues que vous connaissez bien, vous pouvez vous permettre quelques abréviations comme @+, asap ou fyi. Mais pour ce qui est des autres destinataires, mieux vaut éviter ce type de langage.
2. Titrez vos messages et rédigez avec concision. L’idéal consiste à résumer le contenu de votre e-mail en deux ou trois mots-clés. Exemple : « Réunion du 10 février ». Appliquez également ce principe au corps du texte en ne développant qu’une idée par paragraphe. Et à la conclusion, en choisissant une formule de politesse concise comme « Cordialement » ou « Bien à vous ».
3. Montrez-vous explicite. Si vous contactez quelqu’un pour la première fois, expliquez-lui comment vous avez obtenu son adresse e-mail. Si vous joignez l’un ou l’autre document, mentionnez-le dans un post-scriptum, par exemple.
4. Envoyez des messages ciblés et personnalisés. N’envoyez pas votre e-mail à dix personnes en même temps. Contentez-vous de l’adresser à la personne qui a vraiment besoin de l’information. Enfin, interdisez-vous de faire suivre les appels à la solidarité et les informations à sensation.
5. N’abusez pas des traits d’humour. Pas de soucis avec les collègues que vous connaissez bien, mais dans les autres cas, méfiez-vous : vos saillies pourraient tomber à plat. Si vous ne connaissez pas votre correspondant, évitez d’utiliser des smileys.
6. Ne rudoyez pas votre destinataire. N’haussez pas le ton. Exit donc l’utilisation de majuscules qui, par convention, servent à crier. Pensez à désactiver l’onglet « Confirmation de lecture » dans les options de votre messagerie. Si votre courrier exige une réponse, indiquez RSVP dans l’objet.
7. Demeurez zen en attendant la réponse. Un retour dans la demi-journée reste un délai acceptable. Tenez compte du fait que votre interlocuteur est certainement soumis à des contraintes que vous ignorez. Si votre message est vraiment de la plus haute importance, passez un coup de fil.

Source : Management